Ivela, Catalogue and websites always up-to-date with Pimcore and GMDE

IVELA manufactures luminaires for the OEM and technical side of the lighting industry. The products are manufactured entirely at the company's headquarters near Milan. The products are customised to the needs of end customers and are intended for indoor and outdoor lighting.

IALUX is a division of IVELA specialising in producing naval-specific LED luminaires and lighting design services for this sector.

ARIA is a new division of IVELA dedicated to the production and marketing of minimalist lighting solutions for the architectural sector in direct dialogue with planners and lighting designers

Per la gestione della grande mole di dati e di asset digitali patrimonio di IVELA, è stata proposta una soluzione completamente b

For managing IVELA's large amount of data and digital assets, a solution completely based on OIM was proposed, with integration towards a DAM capable of managing all file types used by Ivela (images, videos, Adobe Indesign layouts, dwg).

Once the hurdles of product data retrieval (various sources to be managed) and asset cataloguing have been overcome, the data-model setup can send the data and assets to the layout software via a third-party plug-in for the creation of all the printable material in the languages of all the foreign markets in which Ivela operates.

Thanks to the structuring of product data by line, it was also a plus to be able to quickly produce all ARIA-related material.

asata su OIM con un’integrazione verso un DAM in grado di gestire file tutte le tipologie di file utilizzati da Ivela (immagini, video, layout Adobe Indesign, dwg).

Superati gli scogli di reperimento dei dati di prodotto (svariate fonti da gestire) e di catalogazione degli asset, il data-model costituito è in grado di inviare al software di impaginazione, tramite un plug-in di terze parti, i dati e gli asset per la creazione di tutto il materiale stampabile nelle lingue di tutti i mercati esteri in cui Ivela opera.

Grazie alla strutturazione dei dati di prodotti per linea, è stato un plus riuscire a produrre velocemente anche tutto il materiale relativo ad ARIA.

Ivela aveva la necessità di centralizzare la

Ivela needed to centralise the management of information and assets related to products and promotional publications (collection and organisation of data, consolidation of information retrieved from different sources, management of multilingual translations of information). In addition to management, a second and no less important aspect was to create flows for sharing all material between internal departments, especially with the sales force.

Organising data and creating workflows for the approval of assets and data naturally resulted in simplifying and increasing the efficiency of production flows of printable documentation.

gestione delle informazioni e degli asset relativi ai prodotti e alle pubblicazioni promozionali (raccolta e organizzazione dei dati, consolidamento delle informazioni recuperate da diverse fonti, gestione delle traduzioni in multilingua delle informazioni). Oltre alla gestione, un secondo aspetto non meno importante era quello di creare dei flussi di condivisione di tutto il materiale fra i reparti interni, in particolare con la forza vendita.

Semplificare ed aumentare l’efficienza dei flussi di produzione della documentazione stampabile sono state naturali conseguenze dell’organizzazione dei dati e della creazione di workflow di approvazione degli asset e dei dati stessi.

Dopo aver proceduto al popolamento del DAM (processo delicato in cui tutto il file system è stato importato mantenendo la categorizzazione dei prodotti e il loro tagging) si è passati alla creazione del data-model di prodotto. Durante la configurazione sono state definiti i ruoli e i gruppi utenti e disegnate tutte le interfacce di gestione secondo i permessi relativi ad ogni utente.

Una volta terminata la fase di definizione

After the DAM was populated (a delicate process in which the entire file system was imported while maintaining the categorisation of products and their tagging), the product data model was created. During the configuration phase, user roles and groups were defined, and all management interfaces were designed according to each user's permissions.

Once the data-model definition phase was completed, we moved on to the database population phase. Before proceeding with the production of the catalogues, it was necessary to reconcile the products with the relative assets in the DAM.

The last part of the project, which is still being evaluated about calculating the time saved, concerns the layout of the printable materials. Thanks to the integration between OIM and Adobe Indesign, the risk of errors on the page is reduced, resulting from the most common copy/paste methods and the production and control time of the pages produced.

dei data-model si è passati a quella di popolamento del database. Prima di procedere con la produzione dei cataloghi è stato necessario riconciliare i prodotti con gli asset relativi presenti nel DAM.

Ultima parte del progetto ancora in fase di valutazione per quanto riguarda il calcolo del tempo risparmiato, riguarda l’impaginazione dei materiali stampabili. Realizzata grazie all’integrazione fra OIM e Adobe Indesign, riduce il rischio di errori in pagina, frutto delle più comuni modalità di copia/incolla, e il tempo di produzione e di controllo delle pagine prodotte.

Non sono ancora disponibili dati sul risparmio di tempo di produzione che la nuova modalità ha portato. Il parere del personale coinvolto è comunque un risultato importante: ottimizzare i flussi di lavoro, ridurre i tempi morti e le informazioni ridondanti aumenta la qualità del laNo data are yet available on the savings in production time that the new mode has brought. However, the opinion of the staff involved is an important result: optimising workflows, reducing downtime and redundant information increases the quality of work. The next proposal will be to use the organised material to create thematic and/or product line minisites.voro. La proposta successiva sarà quella di utilizzare il materiale organizzato per creare minisiti tematici e/o di linea di prodotto.

When I saw the OIM presentation, I knew immediately that this would be a huge opportunity for our company.

We have been working on the platform for a few months now, and the results are starting to show that the workflow has improved considerably, and the actions of individual users can be monitored for greater control of production and technical data. DAM is flexible and user-friendly. This tool now has a well-structured archive and can reach product assets in a single structure. A considerable leap forward!

The integration of EasyCatalog will enable us to reduce the publication time of technical data and eliminate the risk of errors.
A big thank you to all the staff, always professional and helpful.

Valentina Bonvini
Head of Marketing & Communication