Fatturazione elettronica e processi digitali

Come aumentare efficienza, agilità e governance grazie a dematerializzazione e digitalizzazione

Per dematerializzazione non si intende più solo ed esclusivamente quell'attività informatica atta alla creazione di un documento prioritamente in formato digitale, ma anche tutti quei processi di rinnovamento che prevedono l'abbandono della ""carta"".
I risultati del processo di dematerializzazione possono spaziare dalla soddisfazione dei requisiti tecnici e legali previsti per ciascun tipo di documento elettronico prodotto fino ad aspetti pratici quali la riduzione dei costi di gestione o la maggiore velocità nelle operazioni regolamentate dai vari documenti necessari.

Parallelamente alla dematerializzazione, passaggio quindi da un documento cartaceo alla sua versione digitale, ci sono i processi di digitalizzazione che nascono e permangono in formato digitale e terminano con la conservazione digitale, necessaria al mantenimento dei documenti per il tempo utile richiesto dalle varie normative in corso.

Mentre per la dematerializzazione il procedimento prevede l'acquisizione dei documenti attraverso apparecchi dedicati, come ad esempio gli scanner, o dispositivi mobile, in un formato poco elaborabile, la digitalizzazione permette di elaborare documenti in formato XML, utili a massimizzare i vantaggi ed i benifici dei nuovi processi messi in atto in azienda.

Sia la dematerializzazione che la digitalizzazione portano inevitabilemnete alla creazione in un archivio digitale in continua espansione. Se fino a qualche anno fa il problema era relativo allo spazio fisico occupato da innumerevoli faldoni cartacei, oggi si parla di spazio disco, preferibilmente virtualizzato e nella totalità dei casi sottoposto a backup. Perchè quindi non sfruttare l'avvento del documento digitale non solo a beneficio dell'ambiente, ma anche rendendo disponibile a tutta l'azienda un enorme patrimonio digitale comprensivo di presentazioni, immagini e video?

Digital Asset Management DAM

Chi cerca… non sempre trova!
Stai cercando un documento per nome? Per data? Per tipologia? La caccia al tesoro all’interno di innumerevoli cartelle non è mai stata divertente. Archiviare tutto il materiale digitalizzato e dematerializzato, come ad esempio documenti contabili e/o amministrativi, non è una fase da sottovalutare. Va tenuta in alta considerazione la necessità di trovare facilmente quello che si sta cercando all’interno di un archivio in costante crescita e non è più ammissibile dover navigare fra cartelle nominate nella maggior parte dei casi per anno, mese, parola chiave, nome cliente, argomento, solo per fare qualche esempio. Quando il numero dei documenti archiviati è superiore alle 3 cifre, findability è la parola magica per sopravvivere, funzione traducibile in trovabilità, e che è la caratteristica chiave che un archivio digitale deve assolutamente avere. Inserire una parola chiave nella ricerca di un file e lasciare che sia l’archivio a proporre i risultati trovati fra naming, metadati, testo interno ai documenti, tag, categorie, può far risparmiare un’enorme quantità di tempo a chi in quel momento ha magari una necessità urgente da soddisfare. L’archivio digitale può essere condiviso fra tutti i reparti aziendali è diventare così l’unico repository di tutto il patrimonio digitale aziendale, comprensivo di documenti, immagini, video e presentazioni.

Questa l'anteprima dello speech di GMDE che sarà presente all'evento organizzato da SOIEL dal tema ""Documento digitale"" per parlare di come gestire un archivio digitale in crescita costante.
Per maggiori informazioni vi invitiamo a visitare la pagina dedicata. L'iscrizione all'evento è gratuita ma previa registrazione. Vi aspettiamo!

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