La tua Azienda è pronta per lo Smart Working?

3x3 punti chiave per garantire la produttività anche in tempi critici

Il termine Smart Working, o "lavoro agile" come viene indicato da wikipedia, indica la una modalità di lavoro in cui il lavoratore può accedere alle risorse aziendali in quasi qualsiasi condizione e luogo con la garanzia di una produttività equiparabile a quella che si otterrebbe lavorando in ufficio.

Indipendentemente da come viene chiamato, l'inizio del 2020 ha obbligato praticamente tutte le Aziende italiane ad attivare le strategie di lavoro da remoto per tutti i propri collaboratori.

Ci siamo trovati tutti a dover reagire ad un'occorrenza urgente, per la quale qualcuno si era preparato ma in realtà, non tutti. Abbiamo identificato 3 gradi di preparazione:

• Statico/Telelavoro:

  • Indica quelle aziende che non hanno predisposto la propria infrastruttura e le proprie procedure per lo Smart Working oppure hanno implementato un protocollo di telelavoro, inteso come l'implementazione di collegamenti "rigidi" a pochi lavoratori in sedi remote, tipicamente le abitazioni del lavoratore. Normalmente questi collegamenti vengono effettuati tramite accessi VPN spesso, ahimè, condivisi tra più utenti.

• On Demand:

  • Alcune Aziende hanno creato dei protocolli più o meno di rapida implementazione che consentono agli utenti in movimento di potersi collegare ad alcune risorse e servizi critici per la produttività, quali gestionali, crm, archivi vari su file system. Tipicamente questi collegamenti vengono effettuati attraverso l'uso di VPN nominali e configurate anche "al volo" in base a ruoli e permessi in modo da garantire l'accesso agli utenti alle sole risorse che gli competono.

• Smart Working by Design:

  • In questo caso ogni singolo elemento dell'infrastruttura e ogni singolo servizio aziendale è stato pensato e sviluppato per poter essere accessibile in tutta sicurezza da ogni parte del mondo e anche in condizioni di connettività non ottimale. Non viene quindi fatta distinzione su cosa rendere disponibile o meno, tutto è sempre disponibile e accessibile a chi ne ha diritto d'uso senza dover predisporre alcunchè. Paradossalmente, anche se si lavora direttamente dall'ufficio, la modalità di accesso alla risorsa o servizio è la medesima di quando si lavora da remoto.

Ora chiediamoci, a quale livello è la nostra Azienda?

GMDE è sicuramente nella fascia Smart Working by Design.

È una condizione per noi obbligatoria che deve essere nel DNA di ogni nostra procedura e in ogni elemento dell'infrastruttura per fare sì che possiamo continuare a garantire i servizi ai nostri Clienti in ogni tipo di condizione. La recente emergenza COVID-19 ha cambiato poco nel modo in cui lavoriamo, che sia dall'ufficio o da altre sedi tutti i servizi necessari sono raggiungibili, le persone sono in contatto costante tra loro e con i Clienti senza flessione di produttività sia grazie agli strumenti di conference call ma soprattutto al corretto uso degli stessi, alla pianificazione delle operazioni e comunicazioni e alla condivisione sicura di informazioni, documenti e files.

Ma come si raggiunge questo risultato?
Grazie alla consulenza di GMDE e all'utilizzo della piattaforma.

Ecco quali sono i 3 principali punti sui quali lavorare.

1- Identificazione dei processi Strategici per il vostro business

Operazione critica e delicata che non deve però diventare faticosa, lunga o "contorta". In questa fase, grazie ai suoi analisti senior, GMDE può essere di grande aiuto alle Aziende che desiderano fare un lavoro profondo e sistematico di introspezione sulle proprie procedure. Grazie a strumenti e tecniche innovative siamo in grado di facilitare i processi di analisi per identificare i punti di forza e i punti da irrobustire.

Come esercizio preliminare proviamo ad elevare il livello di visualizzazione della struttura aziendale e componiamo un modello in cui esistono 3 elementi fondamentali:

1. L'Azienda intesa come business/funzione erogata

2. La "macchina" che tiene in vita il business, fornendo la linfa vitale necessaria alle operazioni

3. Gli operatori che alimentano la macchina, che sanno come funziona e che la mantengono operativa

Ora lavoriamo sul modello, ad esempio, ma non solo:

• Chiamiamo gli elementi con il proprio nome

• Definiamo cosa sono i "tubi/connettori", cosa ci passa dentro? Quali sono vitali e non possono essere interrotti?

• Chi sono gli operatori che rendono tutto possibile? come intervengono sulla "macchina"? cosa inseriscono? In che modo?

2- Rendere l'informazione condivisa per una Strategia vincente

Occorre che le informazioni ed i dati necessari per mettere in atto la strategia aziendale siano disponibili a tutti coloro che devono farne uso, che siano corretti e che siano aggiornati, sempre. Anche in questo caso, GMDE può mettere al servizio del Cliente la propria esperienza di oltre 25 anni nella gestione dei dati e delle informazioni. L'analisi strutturale sul patrimonio dati permetterà di delineare un Data-Model efficiente, robusto e sicuro, che potrà essere condiviso in modo regolato da ruoli e permessi a tutti gli utenti e operatori, sia interni che esterni.

E il segreto è condividere anzichè distribuire.

Facciamo un esempio: immaginiamo di dover gestire il pricing per una nuova linea di prodotti da pubblicare sul sito web. Tradizionalmente viene creato un foglio Excel con i dati di base e distribuito (spesso inviato via email) a tutti coloro che prendono parte al processo e con le istruzioni diversificate per settore aziendale.

Ognuno avrà una copia dei dati e comincerà a lavorarci e, visto che i dati sono residenti sui rispettivi PC, è possibile che ognuno lavori e faccia modifiche che possono impattare anche sul lavoro di altri senza che questi lo sappiano se non nel momento in cui i vari fogli Excel dovranno essere ri-consolidati in uno unico.

Il risultato? Perdita di efficienza, time-to-market elevatissimo, errori e ovviamente un elevato spreco di risorse e conseguenti costi.

Possiamo evitare tutto questo migliorando il modo in cui i nostri dati e informazioni sono gestiti:

Centralizzazione dei dati, condivisione delle informazioni, distribuzione degli accessi

Attraverso l'uso di piattaforme di gestione multicanale come quella proposta da GMDE è possibile centralizzare tutte le informazioni in un singolo punto/repository. Quello che verrà poi distribuito non sarà più il dato, ma l'accesso al dato stesso. In questo modo gli operatori agiranno su informazioni non replicate ed originali, i cui gli aggiornamenti saranno visibili a tutti in tempo reale.

Il risultato? Time-to-market prossimo allo zero, costi e tempi di riconciliazione dei dati pari a zero, identificazione precoce di eventuali errori grazie all'approccio collaborativo e, non ultima, massima efficacia.

3- Definizione del perimetro di accesso ai dati e flusso di lavoro

Una volta sviluppati i due punti precedenti sarà molto chiaro lo scenario di dati, informazioni, attori, processi e applicazioni coinvolte. Il passo successivo è stabilire le condizioni necessarie allo Smart Working e cioè: Chi deve accedere a Cosa, Quando e Come.

Ancora una volta GMDE è in grado di affiancare il Cliente nella mappatura delle matrici di ruoli e permessi utente, nella costruzione di flussi di lavoro controllati e nella definizione delle modalità di accesso ai dati ed anche della protezione degli stessi.

Un flusso organizzato con il supporto di notifiche e una precisa definizione dei permessi fanno in modo che ogni utente sia concentrato, focalizzato sul proprio lavoro enon debba perdere tempo a cercare quello che gli serve o che deve fare.

Assottigliare i tempi di attesa, limitare la necessità di confronto obbligato tra gli utenti anche solo per capire come procedere e dare la sicurezza a chi lavora di avere sempre e comunque il dato aggiornato, ridurranno drasticamente i tempi di attraversamento dei progetti con la conseguente riduzione dei costi e aumento della produttività.

Per fare un esempio anche in questo caso, consideriamo l'evoluzione di un progetto, per facilitare la comprensione possiamo immaginare di dover creare un catalogo o aggiornare il sito con nuovi prodotti o organizzare una campagna marketing.

La linea nera indica il flusso "tradizionale", dove le criticità particolari possono essere:

• Tempi di raccolta dei materiali

• Definizione e distribuzione dei compiti

• Revisione periodica dello stato avanzamento lavori e presentazione bozze

• Ri-allineamento dei materiali che vengono aggiornati disgiuntamente tra gli utenti

• Il flusso non tracciato con milestones "a chiamata" apre la possibilità di interruzione dovuta all'insorgenza delle urgenze

La linea rossa indica quello che sarebbe il flusso produttivo ideale supportato da un workflow e informazione e dati condivisi gestiti da una piattaforma collaborativa. I principali vantaggi che creano l'accorciamento dei tempi sono:

• Ambiente collaborativo con aggiornamenti real-time

• Accesso diretto a tutti i dati e materiali senza necessità di tempi di raccolta

• Flusso di lavoro organizzato a step definiti

  • invio notifiche

  • definizione deadline

  • gestione escalation notifiche

• Possibilità di modifiche immediate ed incrementali visibili a tutti in tempo reale

Torniamo ora allo Smart Working, possiamo dire che abbiamo le idee più chiare su cosa serve alla produttività, cosa serve agli operatori per essere produttivi e quali strumenti e applicazioni devono essere accessibili allo Smart Worker.

L'ultima check-list a 3 punti riguarda quindi l'attivazione della possibilità di Smart Working

1- Pubblicazione Risorse

Lavorando a stretto contatto con l'IT si verificherà che le applicazioni e i servizi necessari mappati precedentemente siano disponibili da remoto ed in modo semplice. Il suggerimento GMDE è l'adozione di una piattaforma che si metta "in mezzo" tra i vari repository e applicazioni strategiche aziendali in modo da rendere disponibili i dati e servizi necessari in completa sicurezza e mantenere protetti i dati più delicati.

2- Evitare la sensazione di isolamento

Lo Smart Worker, per definizione, è fuori dal contesto aziendale "fisico" e non può beneficiare del supporto (spesso anche morale) che la socialità intrinseca di luogo di lavoro offre naturalmente.

Occorre quindi fare sì che il sistema adottato renda possibile, anche se mediato, il "contatto" con il gruppo di lavoro. La definizione di flussi organizzati crea della "room virtuali" dove il team di lavoro opera in un ambiente protetto e coordinato. La comunicazione viene assicurata non solo dalle notifiche che vengono inviate lungo il flusso, ma deve anche essere possibile comunicare in modo specifico da utente a utente con delle modalità che siano sì, simili all'instant messaging, ma che siano controllate per evitare la "chiacchera da caffè".

3- Pianificare, Pianificare, Pianificare

Lo Smart Worker, generalmente, dovrebbe essere autonomo ed in grado di auto gestirsi il suo tempo. Quando però, in momenti di emergenza, ci troviamo a dover lavorare da remoto nostro malgrado, non tutti i lavoratori sono preparati a questo tipo di auto-gestione.

Il sistema deve quindi provvedere a gestire il tempo in modo intelligente creando 2 flussi fondamentali:

• Flusso "Push"

  • Lo Smart Worker ha accesso a una lista/repository di compiti da svolgere, assegnati a lui direttamente da altri utenti o dal flusso di lavoro predefinito

• Flusso "Pull"

  • Viene creato un "contenitore" che raccoglierà i lavori da fare e non ancora assegnati. Lo Smart Worker, nel caso dovesse trovarsi "scarico", può attingere a questo contenitore e auto-assegnarsi dei compiti

Tutto questo deve essere condiviso:

• Visualizzato su un calendario comune che evidenzi non solo chi sta facendo cosa ma anche le dead line da rispettare.

• Facilmente controllabile dai Team Leaders o Project Managers attraverso una serie di dashboard (cruscotti) che a colpo d'occhio devono rendere chiaro e visibile l'andamento del lavoro, dei progetti e il carico di lavoro per ogni singola persona.

A questo punto, possiamo tranquillamente ri-farci la domanda iniziale:

La nostra Azienda è pronta per lo Smart Working?

E la risposta è...

Sì! Siamo Smart Working by Design!

Il processo che abbiamo qui seguito ed illustrato è oggi alla portata di tutte le Aziende e di tutti i budget.

E' certamente un cambio importante nell'organizzazione e anche della cultura aziendale ma che dà un fortissimo slancio innovativo e mette in atto in modo efficace la famosa Digital Transformation.

Di sicuro ci saranno molti interrogativi da sciogliere, processi da analizzare e criticità da risolvere, ma se c'è il desiderio di innovare e di cambiare per il meglio, l'unica cosa che serve ad una Azienda è un partner di fiducia che la accompagni e la sostenga con la sua esperienza in questo processo innovativo che la preparerà ad ogni sfida.

Se sei una Azienda pronta a mettersi in gioco, con grandi ambizioni e voglia di innovare davvero, GMDE è il partner perfetto! Abbiamo l'esperienza giusta, abbiamo la piattaforma giusta, abbiamo le persone giuste!

Il successo non è assicurato: è scontato!

Se vuoi maggiori informazioni contattaci e risponderemo a tutte le tue domande.

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